Obec Starý Poddvorov
Starý Poddvorov č.p. 230
696 16 Starý Poddvorov
starýpoddvorov
Informace o zpracování osobních údajů Obcí Starý Poddvorov
Obec Starý Poddvorov věnuje ochraně osobních údajů náležitou pozornost. Osobní údaje zpracovává pouze v rozsahu nezbytném pro výkon své působnosti, plnění právních povinností, plnění smluv, ochranu svých práv a oprávněných zájmů a v dalších případech stanovených právními předpisy.
Tato informace poskytuje základní přehled o způsobu zpracování osobních údajů Obcí Starý Poddvorov a o právech fyzických osob, jejichž osobní údaje obec zpracovává.
1. Správce osobních údajů
Obec Starý Poddvorov Starý Poddvorov 230 696 16 Starý Poddvorov IČO: 00285293 ID datové schránky: unnb4vh
Správcem osobních údajů je Obec Starý Poddvorov. Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za jejich zpracování v souladu s platnými právními předpisy.
2. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Obec má v souladu s GDPR jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO):
Bc. Jakub Borek
Tvarožná Lhota 368, 69662 e-mail: borek@chytreobce.cz tel.: 774 176 001
Na pověřence se můžete obracet s dotazy týkajícími se zpracování Vašich osobních údajů a uplatňování Vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů.
3. Jaké osobní údaje obec zpracovává
Rozsah zpracovávaných osobních údajů se liší podle konkrétní agendy a účelu zpracování.
Obec může zpracovávat zejména:
• identifikační údaje – například jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, pokud je jeho zpracování nezbytné a dovoluje je právní předpis,
• adresní a kontaktní údaje – například adresa trvalého či jiného pobytu, doručovací adresa, telefon, e-mail nebo datová schránka,
• údaje související s výkonem veřejné správy,
• údaje týkající se vlastnictví a majetkových vztahů,
• ekonomické, platební a účetní údaje,
• údaje obsažené ve smlouvách, žádostech, podáních, stížnostech a jiné komunikaci s obcí,
• údaje vedené v evidencích a informačních systémech veřejné správy,
• údaje zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání a dalších osob vykonávajících činnost pro obec,
• údaje dodavatelů, smluvních partnerů a jejich kontaktních osob,
• obrazové údaje v souvislosti s provozem kamerového systému,
• fotografie a audiovizuální záznamy z obecních, kulturních, společenských a obdobných akcí,
• případně zvláštní kategorie osobních údajů, pokud je jejich zpracování pro konkrétní agendu nezbytné a existuje pro ně odpovídající právní základ.
Obec nezpracovává osobní údaje ve větším rozsahu, než je pro daný účel nezbytné.
4. Z jakých zdrojů obec osobní údaje získává
Osobní údaje obec získává zejména:
• přímo od subjektů údajů,
• od jiných orgánů veřejné moci,
• z informačních systémů veřejné správy a veřejných registrů,
• od smluvních partnerů a dalších oprávněných osob,
• z podání, žádostí, stížností, oznámení a jiné úřední komunikace,
• z veřejně dostupných zdrojů, pokud je jejich použití pro konkrétní účel zákonné,
• při výkonu vlastní činnosti obce.
Pokud obec získá osobní údaje přímo od subjektu údajů, postupuje při plnění informační povinnosti podle čl. 13 GDPR. Pokud osobní údaje získá z jiného zdroje, uplatní se čl. 14 GDPR, včetně jeho zákonných výjimek.
5. Pro jaké účely obec osobní údaje zpracovává
Obec zpracovává osobní údaje zejména za účelem:
• výkonu samostatné a přenesené působnosti obce,
• vedení správních a dalších řízení,
• vyřizování žádostí, podnětů, stížností a jiné komunikace,
• vedení spisové služby, evidence dokumentů, archivace a skartačního řízení,
• vedení evidencí stanovených právními předpisy,
• správy místních poplatků a dalších pohledávek a závazků,
• hospodaření s majetkem obce,
• uzavírání a plnění smluv,
• vedení účetnictví, rozpočtu a finanční agendy,
• personální a mzdové agendy,
• zadávání veřejných zakázek,
• plnění povinností v oblasti zveřejňování informací a transparentnosti veřejné správy,
• organizace kulturních, společenských, sportovních a dalších obecních akcí,
• komunikace s občany a veřejností,
• provozování webových stránek a elektronických služeb obce,
• ochrany majetku a bezpečnosti,
• ochrany a uplatňování právních nároků obce,
• plnění dalších zákonných povinností obce.
Konkrétní účel, rozsah údajů a právní základ se vždy odvíjí od konkrétní agendy.
6. Právní základy zpracování
Obec zpracovává osobní údaje pouze tehdy, pokud pro zpracování existuje odpovídající právní základ.
Podle povahy konkrétního zpracování může jít zejména o:
Plnění právní povinnosti – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR Osobní údaje jsou zpracovávány, pokud jejich zpracování obci ukládá právní předpis.
Plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci – čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR Tento právní základ obec využívá zejména při výkonu veřejné správy a dalších úkolů ve veřejném zájmu.
Plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR Například při uzavírání a plnění některých smluvních vztahů.
Ochrana životně důležitých zájmů – čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR Použije se pouze ve specifických situacích, kdy je zpracování nezbytné pro ochranu života nebo zdraví fyzické osoby.
Oprávněný zájem – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR Může být použit pouze tam, kde jsou splněny podmínky GDPR. Tento právní základ se nepoužije na zpracování prováděné orgánem veřejné moci při plnění jeho úkolů.
Souhlas – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR Obec využívá souhlas pouze tam, kde neexistuje jiný odpovídající právní základ a kde lze souhlas udělit skutečně svobodně.
Souhlas tedy není univerzálním právním důvodem pro zpracování osobních údajů obcí. ÚOOÚ výslovně upozorňuje, že vyžadovat souhlas tam, kde existuje jiný právní důvod, je nesprávné a pro subjekt údajů matoucí.
7. Je poskytnutí osobních údajů povinné?
Záleží na konkrétním účelu zpracování.
Pokud je poskytnutí osobních údajů stanoveno právním předpisem nebo je nezbytné pro vyřízení žádosti, vedení řízení či splnění jiné zákonné povinnosti, může být poskytnutí údajů povinné.
V případě smluvního vztahu může být poskytnutí určitých údajů nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy.
Pokud je zpracování založeno na souhlasu, je poskytnutí osobních údajů dobrovolné a souhlas lze odvolat.
8. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:
• zaměstnancům a dalším oprávněným osobám obce,
• orgánům veřejné moci,
• soudům a orgánům činným v trestním řízení,
• kontrolním a dozorovým orgánům,
• poskytovatelům informačních systémů a IT služeb,
• poskytovatelům účetních, personálních, právních, technických nebo jiných odborných služeb,
• provozovatelům informačních systémů veřejné správy,
• poskytovatelům poštovních a doručovacích služeb,
• archivům a dalším subjektům podle právních předpisů,
• dalším příjemcům, pokud pro předání existuje zákonný důvod.
Pokud jiný subjekt zpracovává osobní údaje jménem obce jako zpracovatel, obec vyžaduje odpovídající smluvní a bezpečnostní záruky v souladu s GDPR.
Osobní údaje nejsou bez právního důvodu poskytovány třetím osobám.
9. Zveřejňování osobních údajů
Obec zveřejňuje osobní údaje pouze tehdy, pokud pro zveřejnění existuje odpovídající právní důvod.
Ke zveřejnění může docházet zejména na:
• úřední desce,
• elektronické úřední desce,
• webových stránkách obce,
• v registru smluv nebo jiných zákonem stanovených registrech,
• obecních informačních kanálech.
Před zveřejněním dokumentů obec posuzuje rozsah osobních údajů a v případech, kdy zveřejnění konkrétních údajů není nezbytné nebo zákonné, provede jejich anonymizaci.
10. Doba uchovávání osobních údajů
Obec uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, případně po dobu stanovenou právními předpisy.
Konkrétní doba uchování se řídí zejména:
• příslušnými právními předpisy,
• spisovým a skartačním plánem obce,
• zákonnými archivačními a účetními lhůtami,
• dobou trvání smluvního vztahu,
• dobou nezbytnou pro ochranu a uplatnění právních nároků,
• případně dobou, na kterou byl udělen souhlas.
Po uplynutí příslušné doby jsou dokumenty a osobní údaje vyřazovány v souladu s právními předpisy a pravidly spisové služby.
11. Zabezpečení osobních údajů
Obec přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů.
Jde zejména o:
• řízení a omezení přístupových oprávnění,
• ochranu uživatelských účtů a hesel,
• zabezpečení informačních systémů a koncových zařízení,
• fyzické zabezpečení dokumentů a prostor,
• zálohování a ochranu dat,
• pravidla pro práci s listinnými a elektronickými dokumenty,
• řízení přístupu externích dodavatelů,
• poučení a školení oprávněných osob,
• evidenci a řešení bezpečnostních incidentů,
• pravidelné vyhodnocování přiměřenosti přijatých opatření.
Konkrétní zabezpečení je voleno s ohledem na povahu, rozsah, účel a rizikovost jednotlivých zpracování.
12. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii
Obec sama standardně nezamýšlí předávat osobní údaje do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.
Pokud by při využívání konkrétní služby k takovému předávání docházelo, bude předávání probíhat pouze při splnění podmínek GDPR a s odpovídajícími zárukami.
13. Automatizované rozhodování a profilování
Obec standardně neprovádí automatizované individuální rozhodování, včetně profilování, které by vůči fyzické osobě vyvolávalo právní účinky nebo se jí obdobným způsobem významně dotýkalo.
Pokud by bylo takové zpracování v konkrétní agendě zavedeno, dotčené osoby budou odpovídajícím způsobem informovány.
14. Práva subjektů údajů
V závislosti na konkrétním zpracování a jeho právním základu může subjekt údajů uplatnit zejména:
Právo na přístup k osobním údajům Máte právo získat potvrzení, zda obec zpracovává Vaše osobní údaje, a za podmínek GDPR získat přístup k těmto údajům.
Právo na opravu Pokud jsou Vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, můžete požadovat jejich opravu nebo doplnění.
Právo na výmaz Za podmínek stanovených GDPR můžete požadovat výmaz osobních údajů. Toto právo není absolutní a zpravidla jej nelze uplatnit tam, kde obec údaje musí zpracovávat na základě právní povinnosti nebo při výkonu veřejné moci.
Právo na omezení zpracování V případech stanovených GDPR můžete požadovat dočasné omezení zpracování osobních údajů.
Právo na přenositelnost údajů Uplatní se pouze u některých zpracování založených na souhlasu nebo smlouvě, která jsou prováděna automatizovaně. U běžného výkonu veřejné správy se proto zpravidla neuplatní.
Právo vznést námitku Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR, máte z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace právo vznést námitku.
Právo odvolat souhlas Pokud je konkrétní zpracování založeno na souhlasu, lze souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
Rozsah jednotlivých práv tedy vždy závisí na konkrétním účelu a právním základu zpracování.
15. Jak lze práva uplatnit
Svá práva můžete uplatnit u Obce Starý Poddvorov, případně se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů.
Žádost musí umožnit obci určit, jakého zpracování a jakých osobních údajů se týká. V případě důvodných pochybností o totožnosti žadatele může obec požadovat doplňující informace nezbytné k ověření totožnosti.
Žádosti jsou vyřizovány bez zbytečného odkladu, standardně nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitých případech lze za podmínek GDPR lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech musí být žadatel informován.
16. Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení GDPR nebo jiných právních předpisů, můžete se obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů nebo přímo na správce.
Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
